Organizzare il tempo in modo razionale per svolgere i compiti che dobbiamo svolgere ogni giorno, al lavoro, a scuola o a casa, ci permette di  ragionare ed agire in modo efficace per raggiungere i nostri obbiettivi.

PERCHE’ E’ IMPORTANTE GESTIRE AL MEGLIO IL NOSTRO TEMPO?

L’organizzazione razionale del tempo ci permette infatti di dosare le nostre energie fisiche e mentali, ridurre lo stress negativo e mantenere una buona qualità della nostra vita emotiva e di relazione.

In pratica, quando gestiamo in modo razionale il nostro tempo otteniamo una vasta serie di benefici:

  • Manteniamo la concentrazione sul compito che svolgiamo
  • Evitiamo di sprecare energie fisiche e mentali
  • Siamo più creativi
  • Svolgiamo le nostre azioni in modo più ordinato e preciso                                                                                            
  • Risolviamo i problemi con più abilità
  • Raggiungiamo più facilmente i nostri obbiettivi
  • Troviamo più tempo per noi stessi e per il nostro piacere personale

Ecco che il time management ci permette di mantenere alta la concentrazione e trarre molti benefici sotto tanti punti di vista. quando gestiamo in modo ottimale il nostro tempo, riduciamo lo stress e guadagniamo tempo libero.

 

ORDINE FUORI ORDINE DENTRO

 

 

COME FARE PER GESTIRE AL MEGLIO IL NOSTRO TEMPO?

La gestione del tempo richiede l’acquisizione di una forma mentis, cioè di un modo di pensare basato sul “fare ordine” ed “eseguire”.

I principi che fanno della gestione del tempo uno strumento straordinario per migliorare la qualità della nostra vita sono quelli di

1) mettere in ordine le cose da fare

2)scegliere le priorità

3) eseguire i compiti evitando le distrazioni

4) valutare i lavori svolti

5)ricominciare da dove abbiamo finito.

Vediamo adesso i 5 punti sopra elencati più nel dettaglio in modo da capire cosa possiamo fare praticamente per ottimizzare il nostro tempo.

I-METTERE IN ORDINE COSE DA FARE E PENSIERI

  • Per fare questo bisogna: RACCOGLIERE tutto ciò che abbiamo da fare: idee, appunti o note sparse e tutto quanto ci ricorda di avere un impegno o qualcosa da fare appunto, va prima di tutto raccolto e quantificato magari attraverso l’uso di un contenitore, cassetto, cestino, agenda o altro in grado di contenere. ANALIZZARE E SELEZIONARE : dopo avere raccolto le cose da fare, è importante conoscere bene tutto ciò che dobbiamo svolgere, solo in questo modo possiamo organizzare in modo ottimale le nostre azioni evitando di disperdere tempo ed energie. CATALOGARE le cose da fare: terzo passaggio dopo avere raccolto ed analizzato le cose da fare in ufficio, al lavoro o a casa, è quello di selezionare le cose da fare secondo delle vere e proprie categorie, in questo modo iniziamo a formulare delle ipotesi sulle POSSIBILI SEQUENZE da seguire prima di agire per raggiungere i nostri obbiettivi.

II-SCEGLIERE LE PRIORITA’

  • Dopo avere messo in ordine e catalogato le cose da fare bisogna scegliere le priorità su cosa e come agire. Questo passaggio è fondamentale poiché riduce la dispersione di tempo ed energie. Per scegliere l’ordine delle nostre azioni, è fondamentale valutare:
    -LA QUANTITA DELLE COSE DA FARE
    -IL TEMPO CHE ABBIAMO A DISPOSIZIONE
    -L’IMPORTANZA CHE HANNO LE COSE
    -LE ENERGIE CHE ABBIAMO A DISPOSIZIONE
    -SE E’ POSSIBILE DELEGARE
    Tenendo conto di queste variabili, possiamo capire a cosa dare priorità, cosa è importante fare subito e cosa invece può essere rimandato e infine capire se è qualcosa che dobbiamo fare noi o se invece possiamo delegare.

III-SVOLGERE I COMPITI EVITANDO LE DISTRAZIONI

Questi sono i tre principi che governano l’organizzazione razionale del tempo. Vediamo di seguito in singoli passaggi da seguire per utilizzare il nostro tempo

  • Il terzo passo da compiere, dopo avere messo ordine e scelto la sequenza delle cose da fare, è quello di AGIRE, cioè definire QUANDO E COME FARE QUALCOSA.
    Agire senza distrazioni è la logica conseguenza di come abbiamo pianificato le fasi precedenti. Se siamo stati bravi a pianificare evitando le distrazioni, siamo anche capaci di canalizzare le nostre energie in modo ottimale. Quando abbiamo messo in ordine le cose da fare seguendo le priorità ed il tempo che abbiamo a disposizione, siamo in grado di agire in modo efficace ottimizzando tempo e risorse personali.

IV-VALUTARE IL LAVORO SVOLTO

  • Ai passaggi precedenti segue, la VALUTAZIONE DEI COMPITI SVOLTI. Questo passaggio è importante poichè ci permette di capire cosa abbiamo portato a termine e cosa abbiamo lasciato in sospeso. In questo modo creiamo continuità nel nostro lavoro.

I criteri di valutazione prevedono la distinzione fra:

  • Compiti svolti e portati a termine
  • Compiti svolti e rimasti incompleti
  • Compiti rimasti incompleti e da portare a termine
  • Compiti rimasti incompleti e da lasciare tali

V-RICOMINCIARE DA DOVE ABBIAMO FINITO

  • L’ultimo passaggio in ordine di tempo è quello di ricominciare da capo il circolo di azioni che abbiamo appena visto. Ovviamente ricominciamo non in modo meccanico bensì solo dopo avere scremato per bene le cose da fare da quelle da lasciare incompiute e dopo avere capito cosa dobbiamo fare in prima persona e cosa invece possiamo tranquillamente delegare.

 

Dario Grigoli

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Foto di copertina di Monstera da Pexels

Foto dell’orologio in oro è di Karl Berger tratta da Pexels